Nous sommes censés être dans la société sans papier, non? Il ya une prolifération des cyber-information sur l'Internet, de scanners sur chaque bureau, e-mail, e-livres, catalogues virtuels en ligne, webinaires, des visites virtuelles des biens, et d'autant plus disponible via un ordinateur, alors pourquoi aurions-nous même pas de papier flottant autour du tout? Si vous êtes comme moi, vous êtes dépassés par la quantité de papier qui est produite à partir de l'ordinateur. Sans papier? Je ne le crois pas!

Nous allons aborder deux façons de mettre en place un nouveau système de classement, si vous commenciez un nouveau système de classement à partir de zéro ou que vous avez déjà fait un tri et de purge et avons traversé, enlevé, déchiquetés, recyclés ou archivés vieux des fichiers d'un tiroir de fichier existant. (Note: si vous avez besoin d'aide pour démarrer avec une sorte et de purge, nous allons aborder que dans un autre article, ou vous pouvez me contacter pour plus d'informations).

Traditionnel dépôt du Cabinet

Avant de commencer, vous devrez avoir en main une offre de dossiers suspendus et des dossiers de Manille. Utilisez ce que vous avez déjà en main avant de sortir pour acheter des provisions. Vous pourriez être surpris de ce que vous avez caché dans le stockage que vous ne me souvenais pas acheter!

Commencez par l'étiquetage de chaque dossier suspendus fichier avec un nom de sujet principal sur l'onglet; les dossiers Manille seront étiquetés avec les sous-rubriques sujets. Les dossiers de Manille ira à l'intérieur des dossiers suspendus (vous voulez regarder à mai pour les dossiers qui sont plus courts que les dossiers hauteur normale de Manille, qui sont conçus pour que l'onglet du dossier ne colle pas au-dessus du dossier de la pendaison et couvrir jusqu'à la balise de suspendre le dossier .

J'utilise une main-index écrit "carte", qui est juste une liste qui me rappelle les noms des fichiers que j'ai. Je garde de cette fiche intérieur d'un manchon en plastique, dans le dossier très avant du tiroir classeur. J'ai la liste séparée en plusieurs colonnes, avec le thème principal (votre nom d'onglet pendaison dossier étiquette) figurant dans la colonne de gauche, puis-je écrire dans le nom du nouveau sous-dossiers du sujet (la rubriques dossier Manille) dans le prochain colonnes à droite du sujet principal, le long de cette même ligne. Je le fais au crayon, pour que je puisse facilement effacer et ajouter de nouveaux sous-thèmes, de la tenir maintenue.

Pour moi, c'est trop dur pour essayer de tenir une liste informatisée complète de mes fichiers, ou pour essayer de rebondir et sortir de fichier CAB à l'ordinateur pour saisir les titres ou effectue des changements, surtout depuis mon "chaud" de fichiers (le fichiers que j'ai besoin d'un accès immédiat à) changer si souvent, si le listage des hard-indice copie semble fonctionner mieux pour moi.

Parfois, l'annonce d'index se battre jolie place puisse être traitée si souvent, si je mai devra re-copier ou je peux décider de créer un ordinateur modèle de celui-ci et entrer les noms de rubriques et de dossiers que je connais ne changera pas. Je peux ensuite imprimer une liste des frais et écrire à la main dans les noms de dossier qui mai être temporaire.

Binder Filing System

Une autre méthode que j'utilise aussi beaucoup, est un système liant, plutôt que d'une armoire à dossiers. Les fournitures que vous aurez besoin pour démarrer avec trois reliures à anneaux, les feuilles protectrices et des séparateurs de grande largeur de l'onglet, disponible à tout local ou boutique en ligne d'Office.

Prenons l'exemple de création d'un liant pour un amateur scrapbooking. Je voudrais commencer avec un nouveau 3 anneaux et nommez-le "Scrapbook Layouts", puis utiliser des protections page et glisser dans les pages de la nouvelle classe que je reçois (et retirer toutes les pages que je crois que je vais jamais utiliser). Les pages peuvent également être divisée en sous-catégories, avec des cloisons à l'échelle onglet largeur. Dans de nombreux cas, le système de liant semble plus efficace que le système traditionnel classeur, surtout si vous ajoutez des pages fréquemment ou aimeraient avoir un moyen facile de se référer aux pages lorsque vous faites votre scrapbooking (il suffit de tirer le liant au large du plateau et à parcourir les pages pour les idées). Le liant peut aussi être stockées sur une bibliothèque avec vos autres livres sur le scrapbooking ou passe-apparenté ou vos albums ou de fournitures de scrapbooking. De cette façon, vous pouvez garder le liant à proximité de l'endroit où il sera utilisé, en économisant du temps et des efforts supplémentaires, plutôt que d'avoir à chercher dans vos dossiers classeur pour les idées. Les fichiers stockés dans des classeurs ont tendance à avoir l'inconvénient d'être loin des yeux, loin du coeur.

Nous discuterons d'autres conseils et idées dans de prochains articles. Si vous avez des questions ou avez besoin d'aide supplémentaire pour vous lancer sur votre projet d'organisation, n'hésitez pas à me contacter et je serai heureux de vous aider à ramener l'ordre, une étape à la fois!