Le problème

Eclairé organisations à travers le monde adoptent le concept de gestion de la qualité totale (TQM), mais à un moment où de nombreuses organisations demandent à leurs employés à «bien faire les choses la première fois à améliorer la productivité" la demande de TQM à l'écriture est négligée. En fait, mémos, lettres, rapports, instructions, propositions, et les nombreuses autres formes de tâches d'écriture dans les organisations sont pas fait correctement la première fois. Souvent, la révision de troisième ou quatrième n'est pas encore «droit».

L'employé professionnel moyen (ceux qui ont un diplôme d'études collégiales) dépense 10 à 12 heures par semaine à écrire des documents au-delà du temps consacré à l'e-mail. Selon une enquête menée par Boeing, les deux tiers de l'ensemble des notes et des lettres produites par des employés et utilisées par les gestionnaires pour prendre des décisions devaient être révisés car l'original n'était pas claire. La plupart des gestionnaires de listes de bonnes capacités de rédaction parmi les trois premiers traits les plus désiré en un employé sans se rendre compte que l'écriture est un problème de mauvaise gestion, pas un problème personnel.

Si, comme les gestionnaires croient, un employé qui ne peut pas écrire est un problème, puis un bon programme écrit de formation, dont il existe de nombreuses offert aux sociétés, devrait régler ce problème. It does not. Des millions de dollars sont dépensés par les organisations sur les programmes de formation de la pensée pour aider leurs salariés diplômés collégiaux mieux écrire. Il ne fonctionne pas parce que la formation des employés à écrire sans la formation des gestionnaires est aussi leur argent gaspillé.

«Eh bien, je ne suis pas d'accord avec cela," les directeurs snap parfois de moi quand je suis embauché pour examiner avec eux pour résoudre les problèmes qu'ils éprouvent avec mauvaise écriture chez leurs subordonnés. Ils continuent, «Les personnes ayant un diplôme universitaire devrait être capable d'écrire parfaitement. Mais je dois réécrire tous leurs trucs parce qu'ils ne peuvent pas bien faire les choses la première fois. "Quand un projet d'écriture ne tournent pas le droit de la responsabilité première est axée sur l'écrivain, et recommence ainsi une série de révision de back - et à ce moment-quarts des coûts Valuable Professional, et beaucoup d'argent. Et les gestionnaires irriter.

Les mythes au sujet de rédaction

Il ya une mythologie dans les organisations sur l'écriture. Voici quelques-uns des plus éminents:

1. Les gestionnaires n'ont pas de responsabilité pour ce qui est écrit entre le moment où ils délèguent la tâche et le moment où ils voient le résultat.

2. Une partie du rôle d'un manager est de modifier tout écrit par ses subordonnés.

3. Tout le monde devrait écrire sur un ordinateur.

4. Les règles anglaises ne changent jamais.

5. Les ingénieurs peuvent pas écrire.

Aucun des mythes ci-dessus n'ont aucun fondement dans les faits. Comme pour le numéro 5, j'entends
a dit la même chose de programmeurs en informatique, des géologues, les physiciens - presque n'importe quel professionnel! Allons donc!

Observations au sujet de rédaction dans les organisations

Voici quelques observations sur les causes de l'échec de l'écriture dans les organisations acquise from12 ans comme consultant par écrit à une clientèle de Fortune 500.

1. Employé écriture ne peut pas être améliorée sans changer la culture de la première organisation. La «culture» d'une organisation est la somme de toutes les croyances socialement transmissible, les mythes, et tous les autres produits du travail humain et de pensée. La culture est transmis d'une génération d'employés à l'autre, y compris la mauvaise gestion du processus d'écriture.

Un exemple en est la société qui m'a embauché pour améliorer leur proposition par écrit efforts. De nombreuses organisations dépendent de propositions concurrentielles - les offres - à maintenir leur activité en cours. Il ya tant de propositions commerciales, et des propositions pour l'industrie de défense. J'ai travaillé presque exclusivement pour les entrepreneurs de la défense. Un classement Fortune 500 clients avec qui j'ai travaillé avaient perdu 32 offres d'affilée. Employé effectifs ont baissé de 2.000 à 400. J'ai été embauché pour enseigner aux gens comment écrire des propositions gagnantes. Des années 1960 aux années 1980, écrit proposition restée à peu près le même, mais dans les années 1980 le style des propositions changé, et l'organisation souhaitait changer pour le nouveau style. Ils ont dépensé des milliers de dollars sur la formation. Cela n'a pas fonctionné en raison d'un gardien de la culture d'entreprise, un cadre supérieur, il a pris sur lui de réécrire chaque proposition de «nouveau» Retour au style des années 1960. La dernière fois que j'ai vérifié, ils sont toujours pénalisés.

Un autre exemple de l'importance de la culture organisationnelle a été la proposition de la Station spatiale à la NASA par McDonnell Douglas. Un collègue et moi avons été embauchés pendant deux semaines pour former 176 ingénieurs et à d'autres comment bien écrire pour une durée de neuf proposition volume serait saine et se ressemblent partout. Il est apparu dans la première heure que la société n'avait pas de processus cohérent de gestion de la rédaction de divers ministères concernés. Pire encore, la stratégie pour gagner la soumission qui devait être intégrée dans chaque section a été va être perdu après Volume One car il n'y avait aucune connaissance de ce qu'il était en dessous du niveau de gestion.

Sur notre recommandation, McDonnell Douglas a pris une décision courageuse pour changer la culture d'entreprise sur l'écriture du chemin a été gérée, et nous avons passé le peuple deux prochaines semaines de formation 176 à gérer le processus. Ce fut 2 années avant que la NASA a diffusé une demande de proposition (DP). Un an plus tard, on m'a demandé de revenir et de superviser un run "procès". La société a pris toutes les 176 personnes hors de leur emploi pendant deux semaines pour écrire en fait une maquette de proposition. De cette expérience, chaque ministère et chaque écrivain a eu l'occasion de faire fonctionner le processus. McDonnell Douglas a remporté l'enchère pour 9 milliards de dollars.

2. Les gestionnaires ne gèrent pas le «processus» de l'écriture, parce qu'ils pensent de l'écriture comme un «il». On entend les gestionnaires de dire «j'en ai eu besoin hier." Ou "j'en ai besoin dès que possible." Ils perçoivent l'écriture comme un objet .

Les problèmes qui découlent de l'orientation, il comprennent 1) un aperçu peu profonde, 2) a affaibli la pensée et du raisonnement, 3) absence de liens logiques entre les idées, 4) la collaboration avortées ou omis avec d'autres, et 5) du temps de réécriture et d'édition par les gestionnaires pour corriger les lacunes qui découlent de ces faiblesses. L'écriture est un processus, et les processus doivent être gérés!

3. Véritable délégation de responsabilité et de propriété survient rarement. Quand un gestionnaire délègue une tâche d'écriture avec l'intention de le modifier une fois qu'il revient, la responsabilité et l'appropriation de l'oeuvre reste avec le gestionnaire. Beaucoup de gestionnaires croient le cadre de leur travail consiste à agir en tant que rédacteur en chef, et ils gaspillent des quantités énormes de leur temps à l'entreprise coûteuse fait le travail des secrétaires ou directeurs d'entreprise.

Les gestionnaires qui ont modifier l'illusion qu'ils font un travail important et utile. Mais leur problème n'est pas mauvaise écriture de ses subordonnés. Il est mauvais délégation.
Lorsque je demande à des écrivains dans les rangs comment l'écriture affectations sont déléguées à eux, c'est ce que j'entends:

Mon directeur, sur son chemin par la porte, jette trucs sur mon bureau et dit: «Prends soin de ceci.

Mon manager croit en la révélation progressive. Chaque fois que je lui donne une révision, il révèle plus d'informations sur le projet que j'aurais dû en premier lieu.

Mon directeur communique par écrit les affectations sur le post-it.

Comme ceux-ci avec les gestionnaires, les employés d'adopter une mentalité de trou. Ils disent

pour moi, je jette juste quelques mots ensemble et l'envoyer po Pourquoi s'embêter rendant bonne. Ca va juste être changé de toute façon. "Voilà pour la propriété.

4. Les gestionnaires ne pense pas à négocier le temps qu'il faut pour écrire un document où ils délèguent cette tâche. Un programmeur informatique m'a demandé comment écrire plus vite. «Mon manager me veut réécrire complètement ces 50 pages d'ici vendredi. En attendant, je suis censé faire tout mon travail régulier à temps. Je vais travailler des heures supplémentaires sans payer à tout faire ».

Lorsqu'un gestionnaire ne considère pas la quantité de temps qu'il faut pour écrire
se fait, l'écriture devient une activité non planifiée en sandwich entre les droits de cours quotidiens, réunions, appels téléphoniques, courrier électronique, et une variété d'autres interruptions. Et les activités non planifiées faible productivité et la rentabilité.

5. Les gestionnaires sont insensibles à la nécessité d'auteurs ont le temps sans interruption. L'écriture est un travail intellectuel difficile. Elle exige de la concentration. Mais les interruptions dans de nombreuses organisations sont épidémiques. Ils sont fréquents, non contrôlée, et tolérée.

Surmonter l'inertie de commencer à écrire est difficile. Les interruptions causent l'écrivain de s'arrêter, et plus tard, l'écrivain doit rassembler leurs idées, relire ce qu'ils ont tout simplement écrit, et surmonter l'inertie de nouveau. Les interruptions peuvent changer à 15 minutes à l'écriture d'emploi à un 2-marathon heure de stop-and-effort de départ.

Je travaillais récemment avec six gestionnaires, elles ont écrit une proposition qui était essentiel à la survie de l'entreprise. La chambre était tranquille comme ils travaillaient sur la façon de mot de leur stratégie gagner. Un secrétaire entra dans la chambre et l'un des gestionnaires de interrompu par une question sur la planification d'une réunion pas très important. Tout le monde dans la salle a cessé d'écrire pour l'écouter. Lorsque le secrétaire du gauche, le groupe se tourna vers l'écriture. Certains ont commencé la relecture de ce qu'ils venaient écrite. Certains regardaient dans l'espace. Deux bricolé avec des trombones. De façon hésitante, ils ont repris l'écriture. Vingt-cinq minutes ont été gaspillés.

Pensez aux conséquences pour les personnes qui travaillent dans des cabines!

La solution

L'écriture a la fois interne et une manifestation extérieure. La manifestation interne est complexe, la résolution de problèmes, un processus itératif de l'écrivain. La manifestation extérieure est ce que le manager voit se passe. De bons administrateurs mis en place des mesures pour améliorer tant les processus internes et externes de l'écriture.

Forfait la cession

Dirigeants éclairés, préparer un devoir écrit, avant qu'ils délèguent. Ils ont 1) établit les normes qui seront utilisées pour examiner le document terminé, et 2) fournir les outils nécessaires.

Écrivains ne peuvent pas lire dans les pensées. Si les normes sont seulement dans l'esprit du gestionnaire, le premier projet sera modifié en tant que gestionnaire applique ces normes. Les normes sont des guides de style, tels que l'APA ou de Chicago. Anglais évolue plus vite aujourd'hui qu'à aucun autre moment depuis le 17ème siècle, et les "règles", ou des normes qui ont été enseignées en classe il ya 20 ans mai ne s'applique pas aujourd'hui. Les gestionnaires fournissent les écrivains avec des outils tels que des dictionnaires récente édition parce que le sens, l'orthographe et l'usage technique de beaucoup de mots est en mutation. Par exemple, des noms et des adjectifs, nous sommes transformés en verbes. Un exemple parfait d'une étude d'impact environnemental: «Nous allons de palier au Régime forestier," ou "Got milk?"

Certaines personnes écrivent mieux à la main. Certains ordinateurs portables plaît, et certains, comme le PC. Si un écrivain fait de mieux en écriture courante, le gestionnaire doit fournir à l'écrivain avec la capacité de traduire la Longhand à l'ordinateur, comme le secrétaire, ou copytalk.com. Secrétaires sont rares et espacées dans les organisations modernes en tant que gestionnaires s'attendent de plus en plus leurs employés à faire leur propre travail de secrétariat. Mais n'est-il rien de plus pathétique que de regarder un type professionnel sur un ordinateur $ 10 mille à deux doigts? Un cours de dactylographie simple permettrait de résoudre le problème.

Un endroit calme pour travailler est un outil. Une stratégie consiste à mettre de côté "temps calme" un matin ou un après-midi par semaine au cours de laquelle le bruit et les interruptions sont découragés. La circulation dans les couloirs et entre les logettes sont restreints, les appels sont redirigés vers les centres de messagerie, et les visiteurs sont priés d'attendre ou de revenir plus tard.

Enfin, le gestionnaire crée une fiche de travail qui contient des orientations et des normes spécifiques pour la tâche tels que 1) l'objet de la cession, 2) l'auditoire, 3) la portée, 4) le format, et 5) date limite. «J'en avais besoin hier", et "j'en ai besoin le plus tôt possible» ne sont pas les échéances. Ces orientations évasive le signe d'un manque de planification, manque de respect, et le manque de connaissances sur le processus d'écriture. Un délai est un jour et une heure, "j'en ai besoin de 8 h mardi". Une raison aide, j'ai un 10 heures Réunion et je besoin de le regarder par-dessus avant de m'en aller. "

Touch Base comme Progrès de rédaction

Certains auteurs de recueillir des informations erronées parce qu'ils ont mal compris la cession. Certains de recueillir trop, d'autres trop peu. Certains découvrent les informations qui modifie la nature de la mission, ainsi que la date limite.

Le temps de régler la cession est devant elle s'écarte dans le territoire inacceptable.
Un simple appel téléphonique, une rencontre rapide, ou un court email peut informer le directeur de tout problème potentiel, en fait, un échange verbal d'idées contribue à la fois le gestionnaire et l'employé de préciser le contenu, comme le fait un examen de remue-méninges des notes, des croquis, ou information nouvelle.

Teach a Time-Efficient technique d'écriture

Les écrivains disent partout pour moi, je dois prendre la première phrase parfaite avant d'écrire la deuxième phrase, et le premier alinéa parfait avant que je peux écrire le prochain. "Ouch! Micro édition que l'esprit essaie de mettre des pensées ensemble, c'est un vice. Il vient de la micro-édition qui se passe dans l'école quand les étudiants essaient de raccourcir le temps nécessaire pour rédiger un document à la fois par l'écriture et l'édition dans le même temps. En fait, ce sont deux tâches différentes. Micro édition apparaît d'abord dans les cours d'anglais où l'écriture habitudes se forment, et apparaît à côté dans le département où le gestionnaire attend pour le faire apparaître, puis déchire.

C'est triste à dire, mais beaucoup de professeurs d'anglais et de nombreux gestionnaires et les employés sont coincés dans le passé. Lorsque les enseignants d'anglais aux élèves un projet d'écriture, ils n'enseignent jamais à leurs élèves à trouver des idées de leur tête et sur le papier de manière efficace. Dans les années 1980 l'entreprise, j'ai travaillé pour l'organisation a été consultant d'abord aux États-Unis pour enseigner une technique d'écriture rapide des salariés dans les entreprises, l'industrie et les organismes gouvernementaux. J'ai été l'un des quatre consultants voyager 48 semaines par année à travers les États-Unis et à certains pays étrangers pour enseigner aux gens comment écrire rapidement et efficacement. Quand je suis parti, l'organisation avait 60 consultants font la même chose, qui est une indication de la nécessité reconnue de l'écriture plus efficace dans les organisations partout.

«Qu'est-ce qui vous fait croire que vous savez quelque chose sur la façon dont je peux écrire mieux," est un défi que j'ai entendu souvent que je peux battre les habitudes et les comportements des salariés et de leurs gestionnaires. "J'ai écrit la même manière depuis la septième année et ça fonctionne très bien." D'accord, mais au cours de la Seconde Guerre mondiale l'armée américaine a embauché les meilleurs professeurs d'anglais en leur pouvoir pour parvenir à une technique qu'ils peuvent enseigner recrues en 6 semaines de base formation qui permettrait d'obtenir rapidement, par écrit efficace. Armées exécuter sur l'écriture et le personnel était tenant heures pour se révèlent des documents qui auraient dû prendre quelques minutes. Le résultat a été une technique pour l'écriture rapide et d'édition qui a été ignoré en dehors du militaire jusqu'à ce que la société où je travaille pour elle adoptée pour les organisations en général.

Une fois, j'ai appris à Northup 2000 ingénieurs de l'aviation a 2-journée à écrire rapidement bien sûr. Cela m'a pris un an. La plupart d'entre elles ont été très réceptifs, mais j'ai entendu de la classe après la classe, la même plainte, «Tout cela est très intéressant, mais vous devez être la formation de mes managers parce qu'ils me font faire les choses à leur manière, pas la bonne façon." Culture d'entreprise invalidé le programme de formation car les dirigeants pensaient que leurs employés avaient besoin de la formation, et non eux-mêmes.

Les gestionnaires doivent reconnaître que les difficultés d'écriture commencer par eux, et bien qu'ils enseignent à leurs membres du personnel de l'écriture rapide et les techniques de montage, ils font partie du problème et doivent faire partie de la solution.

Gérer son temps-Efficient Editing

Les professeurs d'anglais et d'autres en train d'écrire l'enseignement ne parviennent pas à apprendre aux gens une stratégie d'attaque pour l'édition de documents. La plupart des gens adoptent une sorte de stratégie, comme l'écrivain édition micro mentionnés ci-dessus. D'autres se concentrent sur la ponctuation, l'orthographe et de grammaire, parce que l'expérience leur a appris que ces choses vont déterminer l'acceptation ou l'échec de leur document. Ils laissent tout le reste pratiquement intacte.

Ce qui est universellement oublié, c'est que la lecture est un processus visuel, et que les gens de lire une page de gauche à droite et de haut en bas. Ils commencent la lecture à la première phrase du premier alinéa. S'ils ne trouvent pas l'information qui est important pour eux par la deuxième phrase, la plupart d'entre elles passer à la première phrase du deuxième alinéa. Si ils ont de nouveau ne peut pas trouver une idée-clé immédiatement, la plupart sauter vers le bas de la page, ou tourner la page et réessayez. Je ne parle pas sur l'écriture de fiction. Je parle de la rédaction technique.

«Attendez une minute», les gens vont dire. «J'ai pour réprimer tous les faits avant d'en arriver à la conclusion. Et les paragraphes n'ont pas moins de cinq phrases. "Oh my. Y aller ces satanés septième nouveau des professeurs de qualité.

Avec la manière dont les gens lisent vraiment un document à l'esprit, il est clair que les idées les plus importantes doivent être en place et à gauche sur la page, en haut de la page, au début des paragraphes, et en-têtes et autres dispositifs qui rendent les idées essentielles se dégagent. Le corps du texte mai être techniquement parfait, mais si les idées principales sont enterrés, l'écriture ne peut pas communiquer avec le lecteur pressé, et les gens dans les organisations n'ont pas le temps sur leurs mains et ne lisez pas pour le plaisir!

Enfin, l'examen par les pairs, s'il est introduit bien et sont bien gérées, peuvent gagner un temps manager, mais les règles du jeu doivent être clairement établies pour protéger les auteurs de la critique trop zélés et d'édition de micro sans pertinence. Enfin, des directeurs souvent ne pense pas à offrir des récompenses positives pour une bonne écriture. Ces récompenses sont énergisants, motiver et encourager les écrivains à s'améliorer continuellement. Un simple «Good job!" Peut aller très loin pour améliorer le moral et la productivité.

Sommaire

Lorsque les gestionnaires de préemballage la cession, délégué avec soin, enseignent à leurs employés la façon de rédiger et d'éditer rapidement et efficacement, ils ont peu à voir lorsque les documents les atteindre, sauf signer et envoyer. Les écrivains ont la propriété et la responsabilité. Ils sont fiers de leur travail.

La rédaction devrait être reconnu comme un processus, et les gestionnaires devraient être aussi intéressés à la gestion des tâches d'écriture de leurs salariés car ils sont la gestion du budget annuel. Écrit inefficace chez les employés doit être guéri de haut en bas, pas de bas en haut. Mauvaise écriture est un problème de gestion, et seulement la gestion peuvent affecter une solution permanente et viable.

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