Courrier de l'autoroute communication en temps réel peut être un cauchemar de la communication, et cette recommandation de la gestion du temps vous aidera à faire face à la manie e-mail. Beaucoup d'entre vous reçoivent littéralement des centaines d'e-mails dans votre boîte aux lettres chaque jour. Certaines sont importantes et exigeant une action immédiate, une action nécessaire à une date ultérieure, certains nécessitent une intervention de quelqu'un d'autre, certains que vous devez garder à titre de référence, et beaucoup sont juste une nuisance. Alors, comment gérez-vous l'efficacité de cet assaut de l'information?

Cela dépend de la façon dont l'information est importante, comment transporter les informations dont vous avez besoin d'être, et si vous avez ou non un soutien informatique pour vous en sortir quand tout va au diable. Dans cette recommandation de la gestion du temps je veux me concentrer sur ce qu'il faut faire lorsque vous êtes la seule personne qui peut vous aider quand tout va au diable, et par cela je veux dire quand panne de votre disque dur et vous devez trouver comment obtenir votre enregistré des données sur un nouvel ordinateur. Quand cela arrive, vous voulez tout ce qu'il faut pour être aussi transportable que possible. Si c'est le cas et que vous n'utilisez pas une sauvegarde complète en ligne et service de restauration, vous devez être préparé à faire face avec vous-même, et sans que ces types de services de transfert de votre courrier électronique peut être un casse-tête ajouté.

Désigner certains moments précis de la journée où vous pourrez aborder votre e-mail. Une des pires choses que vous pouvez faire est de vous permettre de devenir l'esclave de votre e-mail en affichant et en réponse à chaque e-mail car elle entre en jeu. Préparer un système pour traiter votre courrier électronique. Si vous êtes persuadé que lorsque le système échoue, vous pouvez rétablir pleinement votre e-mail de l'e-mail fournie par votre système d'exploitation de créer des dossiers au sein du système e-mail, sinon vous aurez envie de créer des dossiers comme les fichiers de document régulier que vous savez que vous pouvez revenir facilement -up et de restauration. Vous avez besoin de seulement trois dossiers de base. Créer des dossiers marqués: l'action, dans l'attente d'action et de référence. À la fois désignées ou à des moments où vous avez de façon inattendue à 15 minutes gratuites accédez à votre boîte de réception et de faire un tri rapide. Triez vos messages dans leurs dossiers appropriés, les supprimer, ou prendre les mesures nécessaires. Si vous pouvez prendre les mesures nécessaires dans une minute ou deux, vous pouvez le faire oublier.

Déterminer l'emplacement où enregistrer le message. Comme vous le tri et répondre aux messages que vous pouvez prendre en charge rapidement, soit vous supprimez ces messages de votre boîte de réception, ou que vous les enregistrez sur un de vos autres dossiers. Idéalement, vous devriez jamais plus d'une page complète d'e-mails dans votre boîte de réception à la fois. En tant que votre tri, vous décidez où le message est déposé par l'action suivante vous devez prendre. Donc, si vous avez besoin d'agir rapidement sur ce message, mais vous ne pouvez pas le faire en seulement quelques minutes le message passe dans votre dossier d'action. Lorsque vous avez le temps de travailler sur les choses dans votre dossier d'action que vous savez exactement où aller, et comme vous de prendre les mesures supprimer l'article ou le déplacer vers un dossier approprié. Vous aurez des messages qui nécessitent d'attente sur quelqu'un ou quelque chose avant que vous puissiez prendre votre prochaine action, et ces messages vont dans votre dossier en attente. C'est une bonne idée d'inclure la date que vous attendez pour obtenir ce que vous attendez dans le nom du fichier que vous enregistrez le message. De cette façon, vous pouvez suivre où les choses que vous attendez le sont. Il ya des messages que vous devez mettre de côté car ils contiennent des informations importantes et ces retrouvailles stockés dans vos dossiers de référence. Dans le cas des dossiers de référence, si vous voulez stocker les informations de long terme, vous mai être à la stocker dans un dossier avec le nom d'une personne, un nom de projet ou un sujet.

La raison pour laquelle vous ne voulez pas laisser des centaines ou des milliers de messages dans votre boîte de réception est que vous devez prendre les mêmes décisions, encore et encore à chaque fois que vous affichez votre liste de boîte de réception. C'est un groupe de travail inutile. Plus lorsque vous voulez trouver un nouveau message, vous devez essayer de me rappeler comment vous pouvez lancer une recherche sur ce message. La plupart des gens ont plusieurs adresses e-mail afin que l'on utilisaient-ils quand ils ont envoyé le message que vous cherchez? Saviez le message que vous recherchez ont une ligne consultable bon sujet, ou est-il perdu dans un flux de réponse entier et vous ne savons pas exactement lequel des 25 messages a ce que vous cherchez? Comme vous le prendre correctement soin de vos messages comme ils viennent en vous économiser beaucoup de temps parce que vous savez les prochaines actions, vous savez ce qui est en instance, et vous savez comment accéder rapidement aux informations que vous voulez, quand vous en avez besoin. Plus maintenant que vous les avez sauvegardés sous forme de documents réguliers, vous ne devez pas nécessairement être en ligne pour les consulter et obtenir l'information dont vous avez besoin.