«Prenez le temps de délibérer, mais lorsque le temps de l'action arrive, arrêtez de penser et d'y entrer" Andrew Jackson

Cette citation Etats fondamentalement une dure réalité de la façon dont vous devez traiter vos tâches d'affaires sur une base quotidienne. Si vous ne disposez pas d'un plan réalisable qui permettra d'alléger un problème d'entreprise, alors vous devez prendre le temps de votre horaire de travail chargé et à en écrire un vers le bas. C'est seulement après que vous serez capable d'attaquer votre problème et passer à la suivante. Ceci nous amène au sujet de vous: la charge de travail énorme de répondre à vos e-mails quotidiens d'une manière professionnelle et rapide, tout en faisant aussi sûr que vous avez répondu aux questions de votre client avec la bonne quantité de détails pour que ils sont satisfaits de votre réponse . Si vos clients ne sont pas satisfaits de vos commentaires à eux, ils seront soit e-mail que vous avez encore une fois avec une autre question concernant la même question, ou bien ils iront ailleurs avec leur carte de crédit, et vous venez de perdre un autre client précieux. Les 7 étapes suivantes fera en sorte que cela n'arrive jamais à votre petite entreprise.

1. ASSUREZ-VOUS QUE TOUS LES MESSAGES DE VOTRE sont filtrés Junk Mail Cela semble être considéré comme une évidence pour la plupart des gens d'affaires, mais vous seriez surpris de nombreux propriétaires d'entreprises continuent à passer par leur junk e-mails et essayer de voir si les noms de leurs clients sont sur la ligne d'objet. Si vous avez un très bon service de courrier électronique, laissez le logiciel de filtre des indésirables, et se concentrer seulement sur la validité des e-mails vous voyez venir dans votre boîte aux lettres tous les matins. Si votre service de courrier électronique ne peut pas gérer une tâche spécifique comme être en mesure de filtrer tous les envois d'e-mail, alors vous devez changer votre service e-mail immédiatement.

2. GROUPE ALL e-mails entrants par niveau d'importance Une excellente façon de s'assurer que les e-mails que vous répondre en premier lieu sont les plus importants de la journée, est de regrouper les e-mails dans des dossiers par ordre d'importance. Votre adresse e-mail service, le logiciel vous permettra de mettre en place certaines règles pour tous les e-mails entrants qui permettra à certains mots dans l'objet de la pop dans le dossier de votre choix. Vous pouvez alors créer des dossiers spécifiques pour ne contenir que certains e-mails. Par exemple, si vous vendez des pièces de voiture personnalisée et votre marge bénéficiaire pour la vente de roues est beaucoup plus élevé que tout autre article que vous vendez, mettez-roues "dans le dossier que vous voulez d'abord à ouvrir chaque matin. Quand un client e-mail arrive avec la ligne d'objet "Je suis intéressé à acheter quelques nouvelles roues pour ma WRX», que l'e-mail POP immédiatement dans votre dossier principal qui assure que vous allez lire que l'e-mail avant de quelqu'un d'autre . Cette méthode vous permet de distinguer ce qu'est le e-mails, vous devriez répondre à la première chose le matin sur une base quotidienne.

3. Refroidir avant d'envoyer l'E-MAIL EN COLERE Je sais que certaines personnes peuvent être très rude et très irritant par la façon dont ils crient à vous à travers un e-mail en colère à votre entreprise, mais vous ne pouvez pas aller à leur niveau et de réagir gentil. La meilleure façon de vous assurer que vous ne répondez jamais dos d'une manière visqueuse à un client ou un client, est de calmer juste en bas avant d'écrire la réponse et vraiment penser à laquelle cette personne est tellement en colère. Délibérée vos pensées et penser à des façons d'expliquer à lui comment vous allez résoudre le problème à la main. Tous les e-mails que vous avez envoyés dans le passé pourrait être encore en boîte de réception de quelqu'un, qui attendent d'être lâchés sur le monde d'Internet, assurez-vous de ne pas la main de qui que ce soit des munitions qui, un jour vous tirer dans le dos.

4. Ne tombent jamais dans le piège d'envoyer plus de 3 réponses à l'un E-mail que vous avez jamais été dans la situation où vous avez été de répondre constamment à la même adresse e-mail sous réserve de plus de 10 fois? À la dixième fois, vous avez probablement perdu toute compréhension de ce que le sujet était celle qui t'a fait commencer dans ce cours d'e-mail dans le cauchemar de la première place. Un bon moyen d'être sûr que cela ne se reproduise pas serait d'envoyer cette personne un nouvel e-mail avec un objet différent après avoir répondu à son premier message à deux reprises.

Le titre nouveau sujet doit tout dire et donner votre idée d'un destinataire très claire de ce message est votre idée. Si le sujet est toujours le même, mais seulement certaines sections de la chaîne restent pertinentes, couper et coller les sections pertinentes du message d'origine dans un nouveau message. Pour les longs messages, tapez votre réponse dans une couleur différente, dans le corps du message d'origine. Ceci est un bon moyen pour identifier le message exact de l'objet que vous répondez.

5. NE PAS envoyer des e-mails à l'aide GROUPES Voyant que la manière dont vous détestez probablement de recevoir un e-mail d'une personne qui a été déjà envoyé à une cinquantaine de personnes d'autres dans le même temps que le vôtre a été envoyé, pourquoi vous pensez que quelqu'un d'autre ne voudrait Lire un groupe e-mail envoyé à eux à partir de votre entreprise? Vous n'auriez jamais appel à l'ensemble du département des ventes de votre entreprise si vous avez juste besoin de parler à Jack et Maggie de la division de vente en ligne, alors pourquoi voulez-vous envoyer un e-mail à plus de gens que la seule personne que le message est destiné? Il pourrait prendre plus de temps pour envoyer des courriels individuels aux clients et aux clients, mais cette touche personnelle peut généralement faire la différence entre le maintien d'un client ou de les perdre à votre concurrence.

Vous devez commencer à assimiler la communication e-mail avec une communication téléphonique. La plupart des appels téléphoniques que vous faites sur une base quotidienne ne comprennent pas les appels de conférence, alors ne mettez pas tous vos e-mailings dans le publipostage. S'il est une nécessité absolue pour envoyer votre e-mail à plus de cinq personnes à un moment donné, puis marquez la ligne d'objet de façon claire et avec "pour votre action» ou «pour information seulement" dans le titre, afin que tous les destinataires de votre e-mail peut facilement déterminer la priorité pour eux personnellement, et peut alors aller de l'avant et l'ouvrir ou le mépris, selon leur pertinence à leur entreprise. Toujours s'assurer que l'information dans tous vos e-mails effectivement trait à des questions importantes concernant le destinataire de votre e-mail. De cette façon, les gens qui ne l'ouvrez vos e-mails sur une base régulière ne seront jamais considérer votre e-mails sans importance ou sans importance pour eux et seront toujours intéressés à voir ce que vous leur avez envoyé.

6. GÉRER VOTRE E-MAIL TEMPS DE REPONSE EFFICACE moyen le plus efficace pour gérer l'ensemble de votre e-mail des réponses aux demandes des clients est de mettre de côté une heure précise chaque jour à consacrer à la réponse à un courriel. Veillez à désactiver l'option "Me prévenir" d'option sur votre service e-mail d'abord, puis sélectionnez l'heure matinale, comme 8 heures ou 9 heures pour parcourir tous de vos plus importants dossiers de courrier électronique en premier. Revenez ensuite autour 3pm pour finir le moins important e-mails et de voir si vous avez les autres important de réagir immédiatement. La plupart des gens d'affaires se préparent à partir pour la maison vers 4 heures, vider votre tête dans les 8h and 3pm de consacrer une heure ou deux e-mails est un laps de temps idéal pour se retrouver avec des gens avant d'avoir à rentrer au pays.

Si vous êtes constamment distrait par la réponse de quelqu'un d'e-mails toutes les cinq minutes, votre entreprise pourra en souffrir. En se concentrant sur les réponses à votre client e-mails que deux fois par jour, vous êtes en mesure de se concentrer sur les préoccupations d'affaires plus graves comme la promotion de votre site Web ou en traitement rapide des ordres aux clients les plus importants de votre entreprise afin de leur séjour de vos clients.

7. ASSUREZ-VOUS QUE LE E-MAIL: vous répondez à MÉRITE UNE RÉPONSE À TOUS moins qu'il y ait des informations ou des instructions spécifiques que vous pouvez donner à votre adresse e-mail du destinataire, vous ne devriez jamais l'impression d'avoir à répondre à chaque e-mail qui est en votre boîte de réception. L'expéditeur d'origine sans doute ne s'attendait pas à une réponse, et vous venez d'ajouter à sa liste déjà importante des e-mails pour ce jour-là si vous allez un peu plus de la même information qu'il a déjà. Si vous êtes plus de discernement pour déterminer qui mérite votre e-mail Attention, toute votre entreprise ira beaucoup mieux parce que vous serez en mesure de se concentrer sur les tâches entreprise plus importante et vitale qui doivent être pris en charge en premier.

Ne négligez pas les étapes que j'ai énumérées ici. Il existe de nombreux propriétaires d'entreprises en ligne qui aujourd'hui regretter prendre trop de temps à répondre à leur non-e-mails importants et ne pas concentrer sur les tâches vitales comme payer leurs factures et à élargir leur base de clientèle qui est toujours jamais une perte de temps. Ne remplissez pas votre vie avec des regrets: prendre ces mesures aujourd'hui.