Planification d'une conférence de moyens de détails, des détails, des détails!

Alors regardons les détails nécessaires à la planification d'une conférence réussie.

The Right Time

Qu'est-ce mai être le moment idéal pour vous mai ne pas être le moment idéal pour vos participants ou de la ville / de l'hôtel que vous souhaitez utiliser. Planifier et coordonner un moment qui conviendrait à tous. Vous ne pouvez pas s'il vous plaît à tout le monde, mais il est préférable de le programmer dans le importants participants et les conférenciers.

Éviter toute vacances ou événements importants survenus pendant le temps qui influent sur l'assiduité mai, comme les fêtes religieuses et d'autres industries liées à des événements.

Le droit civique

Au bon endroit, avec les facilités nécessaires, est la clé de la réalisation d'un événement attrayant pour les participants potentiels. Il est préférable de tenir des conférences dans une ville cosmopolite, qui est aussi un pôle d'affaires.

Congrès de la ville et office du tourisme (CVB) Site web vous fournira des informations sur d'autres conventions, réunions ou manifestations sportives ayant lieu en même temps. Le CVB locale peut aussi vous aider à trouver le bon hôtel pour votre événement. Ils enverront votre exemple à tous les hôtels membres de sorte que vous n'avez pas à communiquer avec chacun individuellement. Assurez-vous d'identifier le type de biens de l'hôtel vous êtes intéressé à savoir, quatre-étoiles, à proximité de la etc aéroport Assurez-vous qu'il ya beaucoup d'options Voyage en avion, train ou par route.

Le droit Hôtel

L'hôtel droit est essentiel pour le succès de votre conférence, assurez-vous que l'hôtel dispose de toutes les commodités que pourrait être important à vos besoins de conférence.

L'hôtel doit disposer, entièrement adapté Centres d'affaires avec des équipements dernier cri couplé avec salle de réunion et des salles de réunion. Une salle multifonction pour répondre à des réunions, des séminaires de style théâtre et des promotions et des expositions, est important et, bien sûr, asseyez-vous des dîners et des déjeuners avec des installations de conférence complète et les dernières audio + vidéo.

Découvrez ce que la nourriture et des boissons lieux les offres d'hôtel ou sont accessibles à pied, surtout si vous fournissez pas de petit déjeuner, déjeuner et / ou le dîner.

Le droit matériel

La plupart des hôtels ont un audio / service visuel, et ce ministère contrôle également le son. Mais ils ont également d'autres groupes de services dans l'hôtel également. Pensez à trouver un technicien pour être dans votre salle de conférence à tout moment.

Si votre présentation est sur un ordinateur, assurez-vous de back-up de votre présentation sur un lecteur de sauter. Microphones podium et filaire micros lavallière sont les moins coûteux. Assurez-vous que vos périphériques vidéo sont configurés pour une exposition maximale.

Vérifications avant l'événement

Deux semaines avant votre événement, veuillez envoyer votre cahier des charges à votre hôtel, les suivants: date, heure, set-temps, des temps de répétition, room set-up, microphone, audio et les exigences visuelles et tout besoin particulier que vous avez mai.

Catalogue du nombre de salles de réunion nécessaires; mis en sièges-up, le nombre de sièges; exigences AV, alimentation et les bars, les bureaux, et / ou de stockage.

Si l'espace est étiré et vous avez besoin de plusieurs salles de réunion, essayez de programmer la session principale, le matin ou l'après-midi et utilisez la même salle de réunion pour le déjeuner.

Demander à l'hôtel aux agréments de liste qui pourrait être important de dire votre groupe, sans fil gratuit, club de santé, service de chambre, installations thermales, etc

Assurez-vous de revoir les menus de la restauration et de préparer un budget prévisionnel.

Vérifiez la configuration de votre salle de réunion dès que possible, avant de faire autre chose.

La demande de la chambre pour être fixé à 25 pour cent de plus que prévu.

Planifier une réunion quotidienne avec tout le monde qui est impliqué dans votre événement, dont le directeur de la restauration, les services de convention Manager, AV et techniciens du son.

Dernier point mais non le moindre fait attention aux détails, des détails et des détails.