Voici pratique, facile à appliquer des techniques qui les aideront. Une fois l'opération initiale, phase d'analyse est terminée, les techniques présentées ici sont très simples qui peuvent être appliquées sur une base quotidienne, hebdomadaire et mensuelle, comme une question de routine.

Semaine de préparation: la première étape est la plupart du temps celui-ci: l'analyse de votre situation actuelle. D'établir dans quelle condition votre gestion du temps est en ce moment, vous devrez remplir au moins une semaine, voire deux, de préparation. Vous aurez aussi besoin de prendre note de toutes les activités qui tombent sur une base mensuelle, comme les réunions d'équipe, ou évaluations de rendement budgétaire.

L'enregistrement de votre activité: pour une semaine au moins, sur une base quotidienne, vous aurez besoin de garder un registre détaillé, un journal ou log, de quelles activités vous êtes impliqué, et combien de temps que vous consacrez à chacune d'elles. Soyez aussi précis que possible, afin que vous puissiez analyser vos activités dans la profondeur. Les experts dans le domaine de la gestion du temps vous recommandons de fractionner votre journée dans au moins 15 périodes d'une heure, et pour des périodes très occupées encore plus petites périodes de 5 ou 10 minutes. Par exemple, pour ce premier 30 minutes après le début des travaux dans la matinée, ne pas écrire juste en bas de 8,30 à 9,00 démarrage des travaux, a ouvert les courriels, parlé à des collègues, vous avez besoin de le décomposer en périodes d'au moins trois x 10 minutes. Si vous avez choisi une semaine inhabituelles, par exemple lorsque vous êtes absent de la routine habituelle, sur un cours de formation, veuillez remplir le journal pour les jours manquants, la semaine suivante. Soyez discipliné à ce sujet. Utilisez un ordinateur portable, ou un journal ou de préparer un document ou d'un PC à base de feuille de temps pour chaque jour. Prenez avec vous partout, ou à tout le moins, le remplir à chaque fois que vous retournerez à votre espace de travail personnel. Si cela peut vous aider à obtenir le soutien de vos collègues, et leur demander de vous rappeler que vous devez enregistrer vos activités avec diligence.

Analyse de votre activité: à la fin de cette période, vous aurez besoin d'analyser avec soin ces documents. L'objectif principal est d'identifier des activités négatives et les événements. Celles-ci comprennent des activités qui vous ne devriez pas être impliqués dans, ou pourrait déléguer, les activités que vous dépensez trop longtemps, les activités qui sont improductifs, et les événements qui perturbent ou improductifs. Certaines des activités que vous identifiez ici sera unique à votre situation, mais certains seront communs à la plupart des professionnels, comme d'être interrompu de façon inappropriée par des collègues, par des appels téléphoniques destinés à d'autres, en assistant aux réunions qui ne sont pas pertinents pour vous, par ceux qui le surf sur Internet, en se concentrant sur les tâches à faible priorité au lieu de plus important, mais sera plus difficile. Toutefois, il est également important d'identifier les activités et les événements positifs, de sorte que vous pouvez examiner dans quelle mesure est le temps que vous êtes actuellement l'attribution à ces derniers. Les exemples pourraient être combien de temps vous passez dans le soutien, ou de l'encadrement, les membres de votre équipe, ou combien de temps vous donnez à la construction et l'entretien de relations avec les autres, ou combien de temps vous passez sur le traitement des questions de gestion de la qualité. Avec une image claire de la façon dont vous dépensez votre temps, vous pouvez alors passer à l'étape suivante.

Discuter avec les intervenants: ce sont les collègues, les équipes, les gestionnaires, peut-être les fournisseurs, peut-être des clients, qui ont un intérêt légitime dans la façon dont vous effectuez au travail et qui seront touchés par les changements que vous allez faire. Vous mai également besoin d'organiser des discussions avec des personnes clés, avant de prendre les mesures prochaines années qui suivent.

Annonce Vos responsabilités: indépendamment de l'activité d'enregistrement, vous devriez prendre le temps de revoir votre description de poste, vous-même si elle est actuelle et à jour, avec votre supérieur hiérarchique si elle a besoin d'une révision formelle. Le but est de préciser quel est votre rôle et quelles sont vos responsabilités officielles. Il est souvent le cas que, en raison de mauvaise gestion du temps et des problèmes que cela engendre, le rôle et les responsabilités sont autorisés à la dérive, au point où l'individu ne se livrant à des activités qu'ils sont censés. Une image claire de ce que le rôle et les responsabilités est effectivement un élément essentiel de bâtir une fondation solide sur laquelle planifier votre nouvelle approche pour gérer votre temps.

Annonce Vos objectifs: ceci est un autre élément essentiel de l'immeuble dont fondation - en tant que professionnel, un gestionnaire ou un spécialiste, vous devrez niveau de l'entreprise et les objectifs au niveau opérationnel que votre activité vise à contribuer et à aider à atteindre. En parallèle, vous aurez le rendement au travail personnel et objectifs de développement personnel que vous devriez être oeuvrer. L'identification et l'examen de ces va vous permettre de les clarifier et d'en tenir compte lorsque vous planifier les changements que vous allez faire.

Éliminant ou en réduisant les activités superflues: les informations que vous avez recueilli et examiné, il est maintenant temps de prendre des mesures. En termes simples, cela signifie identifier les activités, les événements, et des périodes de temps, qui ne contribuent pas à vous remplir votre rôle et vos responsabilités, et ne vous aident pas à contribuer à la réalisation des objectifs généraux et opérationnels, ni vos propres objectifs personnels. Dans vos plans d'action, et votre quotidien, des listes hebdomadaires, mensuelles, (que nous verrons plus loin), vous pouvez alors vous assurer que vous ne continuez pas perdre de temps et d'efforts sur l'un de ceux-ci, négatifs improductives, des activités.

Activités Priorité: vous mai besoin de parler avec votre équipe, et-ou avec votre supérieur hiérarchique, éventuellement avec les fournisseurs internes ou externes et des clients, de clarifier et de confirmer quelles sont vos priorités devrait être. Cela pourrait être une occasion de discuter comment vous pouvez déléguer certaines tâches à d'autres, peut-être simplement parce que vous ne devrait pas leur être fait en premier lieu, peut-être comme une activité de développement pour aider un membre de l'équipe en apprendre de nouvelles compétences. L'objectif est d'avoir une image claire de qui sont les moyennes et hautes, et les tâches de faible priorité et les événements. Vous pouvez ensuite affecter un moment opportun de la journée, semaine ou mois, pour travailler sur celles-ci, et une période appropriée qui garantit que vous serez en mesure d'achever ces succès.

Préparer des listes d'action: parfois appelé à faire des listes. Il s'agit d'une activité relativement simple, où vous regardez les tâches et les événements de la journée à venir, semaine, mois, et liste les activités que vous avez l'intention d'effectuer, et quand et pour combien de temps vous allez travailler sur eux. Vous aurez, bien sûr, besoin de vérifier en permanence que ces activités correspondent à votre rôle, ses responsabilités et ses objectifs.

A partir d'un nouveau jour: en réalité, cela peut signifier de prendre action à la fin de la journée précédente, votre dernière tâche de la journée en cours pour planifier vos activités spécifiques, peut-être comme des actions simples ou liste de tâches, avec des temps, peut-être une liste de priorités, que vous avez l'intention d'achever le jour suivant. Puis, le début des travaux le lendemain, vous aurez un plan d'action vous attend. À mesure que la journée, vous devriez revoir vos progrès à intervalles, et faire des ajustements si nécessaire. Puis, à la fin de la journée, établir le plan d'action, la liste, pour le jour suivant.

Bâtiment En temps de pause: ne pas tomber dans le piège d'essayer de travailler continuellement, toute la journée sans s'arrêter, de travail à travers toutes vos pauses, et pire, ne pas prendre une pause déjeuner. Des preuves accablantes montrent que nous avons besoin de pauses, et que sans eux, notre performance se détériore considérablement plus nous passer. Vous devez prendre au moins une courte pause en milieu de matinée, un minimum de 30 minutes à l'heure du déjeuner, et une courte pause dans l'après-midi. Votre organisation devrait vous encourager à prendre ces pauses, comme il est tenu par la santé et sécurité au travail.

Chaque semaine à partir Nouveau: essayer d'adopter la même approche que la planification quotidienne. À la fin du dernier jour de votre semaine de travail, élaborer un plan d'action pour la semaine prochaine, ou au moins pour le premier jour dans le détail et le reste de la semaine dans le contour. A partir chaque nouveau mois: Encore une fois, adopter la même approche que la planification hebdomadaire. Au cours de la dernière semaine du calendrier du mois budgétaires, préparez votre plan d'action pour le mois suivant.

Planification stratégique: en parallèle avec la planification quotidienne, hebdomadaire et mensuel, vous devez aussi prévoir un plan de base qui se concentre sur les objectifs à moyen terme et à long terme. Ces objectifs de performance peut être lieu de travail, tels que la fin des résultats de l'exercice, mais devrait également inclure plus douce, mais des objectifs tout aussi importants, tels que le développement des individus et des équipes (sans oublier votre propre personnel, ses objectifs de développement). Ils peuvent aussi inclure des objectifs tels que l'amélioration des conditions de travail, ou des relations, par exemple entre les ministères ou avec les fournisseurs. Ces plans à long terme devrait être évoquée et examiné les progrès, au moins sur une base mensuelle.

En résumé: sans une approche structurée de gestion de votre temps, il est inévitable que vous rencontrez des difficultés, manqué d'échéances importantes, ne donne pas suffisamment d'attention à votre carrière et de développement personnel, traite pas pleinement avec les besoins des membres de votre équipe, permettre aux autres de dictent la façon dont vous dépensez votre temps au travail. Le résultat est que le travail va devenir un fardeau, et vos performances se détériorent. En outre, d'autres avis et votre performance sera jugée négativement. En suivant les simples, pratiques, étapes décrites ici, vous allez prendre le contrôle du temps que vous consacrez au travail, et prendre le contrôle des activités que vous effectuez. Une fois que vous avez toujours appliqué ces techniques pour un mois ou deux, elles deviendront habitude, absorbé sans problème dans votre vie professionnelle quotidienne. Vous constaterez que vous avez moins de conflits, moins de problèmes, et vous rencontrerez la plupart de vos délais et de cibles. Vous serez la gestion de votre temps efficacement.